Commencer par l'identité exacte du produit
Consigner marque, référence complète, configuration et statut du produit. Le nom de série du catalogue ne distingue pas toujours les configurations fournies ; demander au fournisseur une correspondance explicite.
Conserver la version de chaque document
Conserver catalogue original, notice, plan coté et liste d'accessoires, avec leur source, date d'obtention et modèles couverts. Garder les traductions ou textes extraits séparés des originaux pour faciliter la vérification.
- Notice : fonctions, limites d'emploi et entretien.
- Plan coté : cotes de montage, unités et références de mesure.
- Tableau de configuration : accessoires et versions fonctionnelles.
Distinguer déclaration et vérification
Déclaration du fabricant, rapport tiers et essai propre sont des preuves différentes. Consigner les conditions d'essai et les modèles couverts avec les performances ; la seule conformité au catalogue ne prouve pas que la performance a été vérifiée.
En cas de contradiction entre documents, consigner les versions côte à côte et demander confirmation au fournisseur, surtout pour les cotes affectant le montage.
Confirmer les droits avant de publier les documents
Après réception, confirmer aussi les droits d'usage public des images, plans, notices et vidéos. Faire confirmer séparément affichage, traduction, modification et téléchargement des originaux ; traiter à part les contenus de tiers.