从准确的产品身份开始
记录品牌、完整型号、配置和产品状态。目录中的系列名不一定足以区分实际供货配置，应让供应商给出明确对应关系。
为每份文件保留版本
保留原始目录、说明书、尺寸图与配件清单，并记录来源、取得日期和适用型号。翻译或提取后的文本与原件分开保存，便于复核。
- 说明书：对应功能、使用限制与维护要求。
- 尺寸图：对应安装尺寸、单位与测量基准。
- 配置表：对应可选配件和不同功能版本。
区分声明与验证
厂家声明、第三方报告与自行测试是不同的证据。记录性能时，应保留测试条件及适用型号；仅仅与目录一致，并不等于已经验证了性能。
不同文件存在冲突时，应并列记录并请供应商确认，尤其是影响安装适配的尺寸。
公开素材前确认使用范围
取得文件后，还需要确认图片、图纸、说明书和视频的公开使用权限。展示、翻译、修改和提供原件下载应分别确认，第三方素材单独处理。