Bắt đầu từ danh tính sản phẩm chính xác
Ghi hãng, mã mẫu đầy đủ, cấu hình và trạng thái sản phẩm. Tên dòng trong catalogue chưa chắc đủ phân biệt cấu hình giao thực; yêu cầu nhà cung cấp nêu quan hệ rõ ràng.
Giữ phiên bản của từng tài liệu
Giữ catalogue gốc, hướng dẫn, hình kích thước và danh sách phụ kiện; ghi nguồn, ngày lấy và mẫu áp dụng. Lưu riêng bản dịch hoặc văn bản trích xuất với bản gốc để tiện kiểm tra.
- Hướng dẫn: chức năng, giới hạn dùng và bảo dưỡng.
- Bản vẽ kích thước: kích thước lắp, đơn vị và mốc đo.
- Bảng cấu hình: phụ kiện tùy chọn và phiên bản chức năng.
Phân biệt tuyên bố và xác minh
Tuyên bố hãng, báo cáo bên thứ ba và tự thử là bằng chứng khác nhau. Ghi hiệu năng phải giữ điều kiện thử và mẫu áp dụng; chỉ khớp catalogue không có nghĩa đã xác minh hiệu năng.
Khi tài liệu mâu thuẫn, ghi song song và yêu cầu nhà cung cấp xác nhận, nhất là kích thước ảnh hưởng lắp đặt.
Xác nhận phạm vi sử dụng trước khi công khai tư liệu
Sau khi có tài liệu, còn phải xác nhận quyền công khai ảnh, bản vẽ, hướng dẫn và video. Trưng bày, dịch, sửa và cung cấp tải bản gốc cần xác nhận riêng; tư liệu bên thứ ba xử lý riêng.