Começar pela identidade exata do produto
Registar marca, referência completa, configuração e estado do produto. O nome da série pode não distinguir o fornecimento real; pedir ao fornecedor uma correspondência explícita.
Conservar a versão de cada documento
Guardar catálogo original, instruções, desenho cotado e lista de acessórios, com fonte, data de obtenção e modelos abrangidos. Separar traduções ou textos extraídos dos originais para facilitar a revisão.
- Instruções: funções, limites de utilização e manutenção.
- Desenho cotado: dimensões de instalação, unidades e referências de medição.
- Tabela de configuração: acessórios opcionais e versões funcionais.
Distinguir declaração de verificação
Declaração do fabricante, relatório independente e ensaio próprio são evidências distintas. Conservar condições de ensaio e modelos abrangidos ao registar desempenho; coincidir com o catálogo não significa que o desempenho tenha sido verificado.
Se os documentos divergirem, registar as versões lado a lado e pedir confirmação, sobretudo nas cotas que afetam a instalação.
Confirmar direitos antes de publicar materiais
Depois de obter os documentos, confirmar os direitos de uso público de imagens, desenhos, instruções e vídeos. Exposição, tradução, alteração e disponibilização de originais para descarga exigem confirmação separada; tratar os materiais de terceiros à parte.